それなりの規模のイベントだと主催の他にイベント幹事が複数いることが多いでしょう。今回は統括するに当たって使うべきツール論を経験則からお話します。
□「イベント主催者は使用すべき」はそもそも視点が間違ってる
今の世の中はホント便利な時代でして、次から次へと新たなテクノロジーシステムがリリースされています。コミュニケーションやイベント管理ツールの界隈も同じでばんばん新しいツールが出てきています。で、それに乗じてイベントを大して開いてもいないのに「イベント主催者は使うべき」とかいう記事書く人が出てくるわけですね。
いや、わかってます、紹介してくれと言われて書いてることがあったり大人の事情があることは。
しかし「使うべき」とshouldとかmustで言われる筋合いないわけでして、そもそも視点が間違っています。
複数幹事体制で大切なのは「コミュニケーションを日々円滑にすること」です。それが準備の万全体制に繋がるわけですから。
□「映画ファンの集い」幹事はLINEしか使用していない
私が毎月月末に主催している映画ファンの集い。おかげ様で毎月1ヶ月前には定員目安の100人を超えるイベントに成長することができました。100人規模のイベントなんて一人で企画することができないので当然幹事組なるものがあり、現在7人で運営しています。他にもたくさんのお手伝いさんがいるからこそうまく機能してるところがあります。感謝、感謝です。
で、そんな「映画ファンの集い」の幹事のやり取りはどうしてるかと言うと、LINEのグループでやり取りしてるだけです。facebookすら一切使用してません。LINEはファイルも送れますからね。特に問題無いんです。
LINEのウィークポイントに辿るのが手間という側面があります。よって必要な情報はノートに残すようにしています。他のツールに劣る面も多々あると思います。しかし幹事組の平均年齢は25.1歳でみんなLINEを普段からコミュニケーションで使いまくってる世代でもあります。
普段からチェックする使い慣れたツールで時には雑談も交えつつ仲良く企画準備をしているのです。当日集合の「すいませーん、少し遅れます！」なども含めてとにかく手軽に気軽にコミュニケーションを図っているのです。
□主催グループのみんなが手慣れたツールを使うのがベスト
「LINEで十分！」というのが主張ではありません。「みんなが手慣れたツールを使おうよ！」」が主張になります。facebookをアクティブに使われているビジネスパーソンの方多いと思いますので、そういう方々ではfacebookが良いと思います。サイボウズLIVEなどもアクティブにに使ってるなら良いでしょうね。
複数人でのイベント準備で大切なのはとにかくコミュニケーション。そのコミュニケーションを円滑に進めることを何よりも第一に優先してイベント運営してみてはいかがでしょうか。
うちのイベントもまだまｄあ完璧ではありませんのでコミュニケーション図りながらより上を目指します。
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